「ChatGPTはすごいAIツールらしいが、活用方法が分からない.....」「ChatGPTで業務効率化を図って、楽に仕事がしたい。」という方に向けて、本記事では、ChatGPTを活用して業務効率を飛躍的に向上させるスゴワザを厳選してお届けします。仕事のスピードと精度をアップさせ、競争の激しいビジネス環境で差別化を果たすためにChatGPTを使いこなしていきましょう！ChatGPTで業務効率化する上で重要なポイントChatGPTは業務効率化に役立つ素晴らしいAIツールですが、利用する上で重要なポイントがいくつかあります。知っておくとよりスムーズに業務を進められるので、チェックしておきましょう。ChatGPTとは？ChatGPTとは、「Chat Generative Pre-trained Transformer (生成可能な事前学習済み変換器)」の頭文字をとった、OpenAI社が開発した大規模な言語モデルの一部です。ユーザーと対話する形で様々なトピックに関する質問や対話を行うことができます。例えば、カスタマーサポート、質問応答、一般的な対話、プログラミングなど多岐にわたる場面において使用できます。2022年11月に「ChatGPT-3.5」がリリースされ、AIが一気に身近になったことで利用者が増えました。2023年3月には有料版の「ChatGPT-4」がリリースされ、画像や音声データでの入力が可能になり、より高度な処理も行えるようになりました。①ChatGPTで業務効率化するにはプロンプトが重要「プロンプト」とは、英語の「prompt：促す」という意味です。AIの領域でいう「プロンプト」とは、ChatGPTなどのAIとの対話において、ユーザーが入力する指示や質問のことを指します。ChatGPTに入力するプロンプト次第でアウトプットも大きく変わってくるため、このプロンプト作成は重要な部分です。例えば、以下のようなポイントがあります。具体的な指示出しを心がける禁止条件を与える参考情報を与える表現方法を指定する追加で質問していく役になりきってもらう②ChatGPT-4を利用する有料版のChatGPT-4を利用することで、アウトプットの質は圧倒的に高まるでしょう。ChatGPTを活用して業務効率を高めたい！という方は、多少コストがかかってしまいますが、ChatGPT-4に課金するのがおすすめです。月額20ドル（日本円で約3,000円）程度なので、うまく活用して業務を効率化することができれば、コスト以上の価値を得られるでしょう。ChatGPT-3.5とChatGPT-4の違い下記の表を見るとわかるようにChatGPT-3.5とChatGPT-4では性能やスピードが大きく変わるため、仕事でフル活用する想定であればChatGPT-4の利用がおすすめです。特徴ChatGPT-3.5ChatGPT-4費用アカウント登録で無料で利用できる月額20ドルデータ処理モデル文章から文章・文章以外の音声やイラストの入力が可能回答の正確さ70％90％アクセス速度普通高速情報源2021年9月までのWeb情報最新情報も検索可能③必ず人間の目で確認して出力内容を調整するChatGPTなどのAIは、間違った情報をあたかも正しい情報かのように出力する場合があります。これは「ハルシネーション（幻覚）」と呼ばれていて、AIが幻覚を見ているかのように間違った情報を堂々と回答するエラーのことを指します。このようにChatGPTのデータには古かったり、そもそも誤情報が含まれている場合があるため、最終確認は人間が行い、出力された情報には人間の手を加えることが必須となります。著作権侵害にあたる内容や個人情報が含まれていないか、なども重要な確認ポイントです。ChatGPTで業務効率化できるスゴワザ11選ChatGPTを利用してどのような業務に活かすことができるのか、実際の業務の例を11パターンあげながら紹介していきます。メールの文章を考えてくれる仕事をしていると避けては通れないのが、メールでの文章作成です。さまざまなシチュエーションに合わせて1からメールを作成するのは意外と面倒で、時間がかかる作業です。そんな時にChatGPTを使えば、ビジネスメールのテンプレートを簡単に作成できます。ChatGPTは元々テキストでの出力に特化したAIツールで、インターネット上の膨大なテキストデータを学習し、それをアウトプットとして文章作成しています。ChatGPTの強みを活かしてメール作成を効率化するには、やはりプロンプトが重要です。例えば、「商品の納品日時を顧客に知らせるメールのテンプレート」を作って欲しいときのプロンプトであれば、以下のような内容がよいでしょう。プロンプト例「お客様に商品の納品について知らせるメールを作成してください。」出力されたテキスト件名：商品の納品に関するお知らせ本文：いつもお世話になっております、この度は弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。お客様のご注文いただいた[商品名]は無事に準備が整いました。お客様のご指定の配送先に[配送会社名]にて[納品予定日]に出荷いたします。ご不在時は持ち帰りの場合がございますので、配達日時をご確認ください。また、配送状況はトラッキング番号を用いてオンラインで確認が可能です。何かご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください。この度は、弊社をご利用いただきありがとうございます。今後ともよろしくお願い申し上げます。敬具、[会社名]よりこのように、業務で必要なメールのテンプレートをほんの数秒で作ってくれるのです。その他にも、クライアントへの新製品の提案納品スケジュールの調整交渉打ち合わせの日程調整 など、メールを送る相手や内容を指示することで応用が可能です。ただし、送信する前には必ず内容を確認して、相手に失礼な内容がないか、文章に誤りがないか、調整します。企画のアイディアを考えてくれる業務のさまざまな場面で必要となる企画の段階は、自分で1から考えるのは骨が折れる作業ですよね。そんな大変な作業もChatGPTを利用することで、いくつもアイディアを提供してくれます。例えば、以下のような場合に役立ちます。プロンプト例「アクセサリーのECブランドの売り上げを上げるための5つのマーケティング企画を考えてください。」出力されたテキスト「もちろんです。アクセサリーのECブランドの売り上げを伸ばすための5つのマーケティング企画を提案します。インフルエンサーマーケティングキャンペーン: 人気のインフルエンサーやファッションブロガーと提携し、彼らが商品を着用・紹介することでブランド認知度を高め、売り上げを増やす。ビデオコンテンツ制作とシェア: 商品のデモ動画やスタイリングアドバイスを提供し、YouTubeやSNSでシェア。製品の魅力を伝え、購買意欲を喚起する。季節やイベントに合わせた限定コレクション: 例えば、クリスマスやバレンタインデーに合わせた限定アイテムを展開することで、需要を喚起し売り上げを伸ばす。リターゲティング広告: ウェブサイトやSNSを訪れた顧客に対して、再度広告を配信することで興味を持った顧客を再度サイトに誘導し、購買につなげる。顧客参加型のキャンペーン: 抽選や写真コンテスト、特別なイベントなど、顧客が参加できる企画を立ち上げて、ブランドとのエンゲージメントを高め、売り上げにつなげる。」このようにChatGPTが考えた企画やキャンペーンを実行することで、商品の魅力を伝えるだけでなく、顧客とのエンゲージメントを高めることでリピーターを増やしたり、売り上げ拡大に貢献することが可能になります。Web上のデータを収集してくれるChatGPTは、リアルタイムでインターネット上の最新データを収集する機能は持っていません。しかし、インターネット上の膨大な量の情報やデータに基づいて「一般的な回答を生成する」ことが可能です。例えば、以下のような状況に使えます。プロンプト例「日本の人口はこれからどうなっていきますか？」出力されたテキスト「日本の人口に関して、将来の予測は複雑で、いくつかの要因によって変化します。現在のトレンドや予測によると、日本の人口は減少傾向にあります。少子高齢化、出生率の低下、そして移民の比率の低さなどがその主な要因です。2021年時点では、日本の出生率は低く、高齢者の割合が増えています。これにより、労働人口の減少や社会保障への負担増が懸念されています。政府はこれに対応するため、働き方改革や育児支援などの政策を導入していますが、人口減少の趨勢は続く可能性があります。将来の予測では、出生率の増加や移民の受け入れ拡大など、さまざまな施策が検討されています。これらの要因によって、将来の人口動態が変化する可能性がありますが、予測には不確実性もあります。経済や社会政策の変化など、さまざまな要因が人口動態に影響を与えるため、将来の人口変動についての正確な予測は難しいです。」このように、最新の数字やデータへの言及は避けながらも「一般的な見解」として情報をまとめてくれます。収集したデータで資料を作成してくれるパワーポイントなどで資料を作る際は、データの見せ方やデザインなどにも気を配る必要があるため、全てを人間の手で行うとなかなか工数がかかります。ChatGPTを活用することで、効率的に資料を作成することも可能です。方法としては、ChatGPTにVBAコードを生成してもらい、それをパワーポイントに貼り付けることで資料として出来上がります。プロンプト例「〇〇のデータを用いて、コロナ禍以降の訪日外国人数推移を示すパワーポイントを作るVBAコードを書いてください。8枚のスライドにまとめて下さい。」出力されたテキスト「VBAを使ってパワーポイントを生成することは可能です。以下は、基本的な8枚のスライドを作成するVBAコードの例です。ただし、内容やデザインは簡素なものとなりますので、必要に応じてカスタマイズしてください。（以下、コードが記載されている。）」上記で出力されたコードをパワーポイントに貼り付けることで、資料が完成します。デザインを整えたり、最終調整は人間が行うことでより見やすい資料が出来上がるでしょう。文章を要約してくれる文章を要約しようと思った時、まずは全文に目を通す必要があるため、文章量が多い場合にはかなりの時間を要します。そんな時に、要約したい内容をChatGPTに入力すると、文章を一瞬にしてうまくまとめてくれます。ChatGPTは多くのテキストデータをトレーニングとして学習しており、データの中の様々な文章構造や文脈を取り入れて、要約のタスクに対応させています。プロンプトには、要約したい内容をコピー＆ペーストで貼り付け、「以下の内容を要約して下さい。」と、文字数を指定した上で入力するとよいでしょう。外国語を翻訳してくれるChatGPT自体は翻訳機能を持っていませんが、一部の言語については基本的な翻訳サポートが可能です。例えば、以下の言語が翻訳可能です。英語スペイン語フランス語ドイツ語イタリア語ポルトガル語中国語（簡体字および繁体字）日本語韓国語ロシア語通常の翻訳アプリやサービスではサポートしていないような文章量でも、膨大なトレーニングデータをもとにChatGPTが瞬時に翻訳してくれます。異なる言語に変換して、要約したり、対話したりすることも可能です。Excelやスプレッドシートの関数を作ってくれるChatGPTは、入力された計算や操作に基づいて、適切な関数や手法を提案することができます。業務の中で、「抽出したいデータがあるけど、どの関数を使ったらいいかわからない......」といった状況でChatGPTに聞いてみましょう。ChatGPTに具体的な問題や目的を入力すると、以下のように目的にあった関数の提案を受けられます。出力されたテキスト「例えば、最大値を見つけたい場合には「MAX関数」、相加平均や相乗平均を求めたい場合には「AVERAGE関数」と「GEOMEAN関数」が使用できます。特定のルールに従ってデータを分類する場合には、条件付きの関数（例えば「IF関数」や「VLOOKUP関数」など）を活用することができます。また、同一セル内のテキストを分割したりするためには、テキスト関数やデータ操作関数を使用します。例えば、テキストを分割する際には「LEFT関数」や「MID関数」、テキストを検索したり置換したりする際には「FIND関数」や「SUBSTITUTE関数」が役立ちます。」細かい状況や数値をChatGPTに伝えると、実際に関数を書いてくれます。プログラミングのソースコードを作成してくれるChatGPTは、コードやプログラムを生成することも可能です。どのような処理を行いたいかを伝えると、目的に合ったプログラムやソースコードを作成してくれます。その他にも、自分で書いたプログラムを入力することで、コードの改善点やバグを探してもらうことも可能です。コードを入力して、「バグがあれば教えてください。」と依頼すれば、修正が必要な部分や具体的な改善方法を瞬時に出力してくれます。「いつでも答えを聞くことができるデバッカー」のような役割として活用できるので、エンジニアの強い味方になるでしょう。AIツールを活用してプログラミングを行う時代は既に到来しています。これからのエンジニアに必要なスキルなどはこちらの記事でも解説しています。▼関連記事：AIがプログラミングをやる時代！奪われるエンジニアの仕事や必要なスキル記事制作や文章を作成してくれるChatGPTは、文章生成に強みを持っているAIツールです。そのため以下のようなあらゆる文章生成に適しています。Webライティング物語広告文キャッチコピーSNSの投稿内容商品説明 等インターネット上の膨大なテキストデータを活用して、目的にあった文章を瞬時に出力してくれます。役割を与えることで、出力される文章の口調を変えたり、文字数を指定することも重要です。プロンプト例「小学生にもわかるように確定申告のやり方を300文字で解説して下さい。」出力されたテキスト「確定申告は、お給料から天引きされた税金を自分でチェックすること。給与明細や源泉徴収票を見て、もし収入以外に経費があったら差し引いてね。税金の書類を税務署やネットで手に入れて、必要事項を記入するだけ。それを提出すればOK。支払いが必要なら期限内に振り込んでね。初めてでも大丈夫、税務署や専門家に相談すると安心だよ。期限を守って、スムーズに終わらせようね。」このように目的やターゲットに合わせて文章を作成するのに役立ちます。ChatGPT以外にも文章作成におすすめのAIツールはたくさん存在します。詳しくはこちらの記事をご覧ください。▼関連記事：文章作成AIツールのおすすめ12選！SEOでの注意点や活用のコツリストを作成してくれるChatGPTは、成し遂げたいことなどを伝えるとそれに必要なリストを作成してくれます。例えば「今日はおでんを作りたいので、買うものリストと工程をリスト化して欲しい。」などです。旅行先で見るべきものや食べるべき名産品などをリスト化するのにも使えるでしょう。業務効率化に利用するとしたら、以下のようなプロンプトを入力してみましょう。プロンプト例「メルマガ配信までに必要なTo Doリストを作ってもらえますか？」出力されたテキスト「もちろんです！メルマガ配信までのTo Doリストを作成しましょう。目的の明確化: 何を伝えたいか、ターゲットは誰かを明確化する。配信頻度とスケジュール設定: 週次、月次、または不定期の配信頻度を決め、スケジュールを設定する。題材の決定: 各配信で取り扱うトピックやコンテンツを決める。コンテンツの作成: メルマガに含める記事、ニュース、プロモーションなどのコンテンツを作成する。メルマガフォーマットの設計: タイトル、本文、リンク、画像などのフォーマットを設計する。登録者リストの整備: 登録者の管理やセグメンテーションを行い、リストを整理する。メール配信システムの選定: 配信ツールやメールマーケティングサービスを選定し設定する。テストと修正: メールのプレビュー、テスト配信を行い、修正や改善を加える。配信スケジュールの設定: メルマガの配信日時を設定する。配信と分析: メルマガを配信し、開封率やクリック率などの分析を行い、成果を測定する。これらの手順を踏んで、効果的なメルマガ配信を実現できます。使いやすいメールマーケティングツールを活用すると、タスクの効率化や成果の確認がしやすくなります。」このように、日々の業務を行う前にやるべきことを細分化してリストにすると、タスクの整理になってよいでしょう。キャッチコピーや商品名を考えてくれる新規事業や新製品を打ち出す際に、ブランディングの一環として重要なのがネーミングです。商品名やサービス名は一度決めたら後で簡単に変えることはできないので、最適なものを選ぶ必要があります。そんな時に、CHatGPTを活用すれば大量のアイディアをリスト化して、その中からおすすめのものを選んでくれます。プロンプト例「高円寺で古着屋さんを始めるので、お店の名前を10個考えてください。」出力されたテキスト「もちろんです、いくつかの候補をご提案しますね。レトロ・コレクションヴィンテージ・コーナーファッション・タイムマシンオールド・トレンドリサイクル・ファッションハブセカンドウェア・デポレゾリュート・レトロシックなセカンドハンドヴィンテージ・ワンダーランドエコスタイル・リユース」ここからさらに条件を追加したり、フィードバックをすることで、候補を絞っていくことができます。1から自分のアイディアだけでネーミングを考えるよりも、ChatGPTを使って新しい発想を取り入れるのがおすすめです。ChatGPTで業務効率化する上での注意点ChatGPTを業務に取り入れることでメリットがたくさんある一方で、注意点もいくつかあります。実際に使い始める前に、一度目を通しておくとよいでしょう。機密情報は入力しない企業の内部情報や機密事項は、ChatGPTに入力しないようにしましょう。ChatGPTに入力された情報はOpenAI社の外部サーバーに残ったり、機械学習のために収集されています。当たり前ですが、外部に漏れてはいけない個人情報などもChatGPTには打ち込まないように注意が必要です。情報が正しいかを確かめるChatGPTは、あくまで業務効率化のための補助的なツールです。ChatGPTから生成された文章や情報を鵜呑みにするのではなく、最終的な判断は人間が行うようにしましょう。ChatGPTを日常的に使っていると気付くのが、「ハルシネーション」の発生率の高さです。前述したように、ChatGPTが「あたかも事実であるかのように実際とは異なる情報を出力すること」を指します。あまりにも堂々と事実と異なる内容を出力するので信じてしまいそうになりますが、ファクトチェックはあくまで使用者である人間側の責任であることを忘れないようにしましょう。ChatGPTを活用することが目的ではない繰り返しになりますが、ChatGPTはあくまでも人間が行う業務の補助をしてくれるツールの1つです。ChatGPTに打ち込むプロンプトを考えるのに時間がかかったり、それにより業務のクオリティが下がったりすることがないように気をつけましょう。目的は業務の効率化です。クリエイティブな部分や人間ならではの発想が必要な業務においてはChatGPTを使用しない、など業務にメリハリをつけるのがおすすめです。ChatGPTで業務効率化するメリットChatGPTを活用することで、さまざまなメリットがあります。現代社会では長時間労働が慢性化しており、いかに業務を効率的に、早く終わらせられるかが課題です。ChatGPTを使いこなせるようになれば、より効率的に仕事をこなして、自由な時間を増やせるようになるでしょう。圧倒的な時間短縮を実現！CHatGPTは最新の情報を収集したり、専門的な内容の出力には不向きです。一方で、日常的なタスクや一般的な情報の提供、アイデアの萌芽などをサポートする上で、大きな時間短縮や効率化につながります。人間が行うよりも圧倒的に早いスピードで、かつ肉体的な疲労やクオリティが下がる心配がなく出力し続けることができるのは、AIならではの強みでしょう。今後も活用の広がるAIへの知見が深まるChatGPTをはじめとしたAIツールの知見があり、日常の業務の中に取り入れているということ自体が、時代の一歩先をいくビジネスパーソンとして「イケている」と認定してもらえるでしょう。今後も凄まじい早さで進化していくであろうAIツールを、このタイミングで抵抗なく積極的に使っていくマインドは、ビジネスの成功に必ずつながるはずです。プロンプト次第でいくらでも応用がきく「ChatGPTを使いこなすにはプロンプトがすべて！」と言われるほど、ChatGPTに何を入力するかが重要です。質問の仕方や口調で出力される内容が大きく変わってくるため、何度も使いながらコツを掴んでいくのがよいでしょう。自分でプロンプトや活用方法を考えて、より業務効率化につながる方法を模索しながら日々の業務に応用させていきましょう。ChatGPTなどの生成AIが広く使われるようになってからはプロンプトエンジニアと呼ばれる専門領域も誕生しています。プロンプトエンジニアを目指してみたい方はこちらの記事をご参考ください。▼関連記事：プロンプトエンジニアとは？AI領域で人気職種の仕事内容や年収を解説まとめChatGPTを日常の業務に取り入れることで、情報をスピーディに整理したり、新しいアイデアを与えたり、言語を翻訳したりすることが可能になり、仕事の進行がスムーズになります。困った時には問題解決のサポートも得られるので、業務のストレスを軽減する助けにもなるでしょう。この機会に、ChatGPTを上手に使いこなして業務効率化に活かしてみて下さい。