フリーランスは毎月の仕事量に応じて、案件ごとに請求書を作成してクライアントに提出する必要があります。最近では、SlackやChatworkなどのビジネス用メッセージアプリを使って請求書を提出する機会や、オンラインで請求書をアップロードするだけで完了するサービスも増えています。そのため、「請求書をメールで送る際に、どのような文面であれば失礼に当たらないだろうか」と悩む人もいるかもしれません。この記事では、フリーランスがメールで請求書を送る際の例文を、テンプレートで3つ紹介します。さらに、メールを送る際に気を付けたいポイントや、電子帳簿保存法に則った請求書の保存方法などもあわせて解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。▼関連記事:【フリーランス・個人事業主の請求書ガイド】記載項目や消費税・源泉徴収の書き方を徹底解説【例文】フリーランスがメールで請求書を送るときの3つのテンプレートフリーランスが請求書をメールで送る際に使用できるテンプレートを、3つのケースに分けて紹介します。例文①メールで請求書を送付し、原本は郵送しない場合1点目に紹介するのは、請求書をメールで送付し、原本は郵送しないケースです。メール内で、原本を郵送しないことを説明する必要はありません。本文にも、請求金額や支払期日を記載することで丁寧な印象を与えられます。件名:〇月分請求書送付のご連絡(〇〇:氏名)株式会社◯◯〇〇様平素より〇〇の案件でお世話になっております〇〇(氏名)です。〇月分の請求書をお送りいたします。お手数をおかけいたしますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。【添付】・請求書(No.〇〇) 1通・請求金額:〇〇〇〇円・お支払期日:〇〇年〇月〇日ご不明な点がございましたら遠慮なくお問い合わせくださいませ。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。---------------------------------〇〇 〇〇(氏名)Tel:〇〇〇〇Mail:〇〇〇〇---------------------------------例文②メールで請求書を送付し、原本も郵送する場合続いては、請求書をメールと郵送でそれぞれ送付するケースです。不備のある請求書を郵送しないためにも、まずはメールで請求書を送り、内容をクライアントに確認してもらいたい旨を記載するとよいでしょう。件名:〇月分請求書送付・郵送のご連絡(〇〇:氏名)株式会社◯◯〇〇様平素より〇〇の案件でお世話になっております〇〇(氏名)です。早速ではございますが、〇月分の請求書をお送りいたします。こちらで問題ないようでしたら、追って原本も郵送させていただきます。お手数をおかけいたしますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。【添付】・請求書(No.〇〇) 1通・請求金額:〇〇〇〇円・お支払期日:〇〇年〇月〇日ご不明な点がございましたら遠慮なくお問い合わせくださいませ。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。---------------------------------〇〇 〇〇(氏名)Tel:〇〇〇〇Mail:〇〇〇〇---------------------------------例文③原本を郵送またはFAXで送信し、メールでは送付しない場合最後は、請求書の原本のみ郵送し、メールで請求書は送らないケースです。クライアントに、送付した請求書がいつ頃到着するかを伝えることが重要です。そのため、いつ郵送したのかを記載するとよいでしょう。件名:〇月分請求書郵送のご連絡(〇〇:氏名)株式会社◯◯〇〇様平素より〇〇の案件でお世話になっております〇〇(氏名)です。早速ではございますが、本日、〇月分の請求書を郵送させていただきました。数日中にはお手元に届くかと存じます。お手数をおかけいたしますが、お手元に届きましたらご査収のほどよろしくお願い申し上げます。・請求書(No.〇〇) 1通・請求金額:〇〇〇〇円・お支払期日:〇〇年〇月〇日ご不明な点がございましたら遠慮なくお問い合わせくださいませ。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。---------------------------------〇〇 〇〇(氏名)Tel:〇〇〇〇Mail:〇〇〇〇---------------------------------請求書をメールで送信する際の3つのポイントマナーを意識したメールを送るためには、以下で紹介する3つのポイントを意識するとよいでしょう。件名には請求書の添付の旨と名前を明記する件名には、「〇月分の請求書につきまして(〇〇:氏名)」など、クライアントがひと目で内容と送り主が分かるよう端的に記載するよう心がけましょう。件名は、メールが届いた際にクライアントが最初に目にする重要な箇所です。ほかのメールに埋もれる可能性があるため、以下のように、適宜かっこを使用するなど工夫するのもよいでしょう。【請求書】〇月分の業務委託費につきまして(〇〇:氏名)【〇〇:氏名】〇月分請求書送付のご連絡本文は丁寧さを心がける以下のように、請求書を送る旨だけ記載された文章は、受け取り手に不親切な印象を与える可能性があります。件名:請求書の件〇〇様お世話になっております。今月分の請求書を送付しますので、ご確認のほどお願いいたします。「請求書を添付するだけだから」「毎月行うことだから簡略化したい」と思う人もいるかもしれません。しかし、メールの情報量が少ないと、それだけ受け取り側に確認する手間が生じます。また、不躾な印象を与える可能性もあります。面倒くさがらずに、会社名や担当部署、担当者名、挨拶、署名も忘れずに記載しましょう。今後の業務についてアピールするのもおすすめ業務で関わる社員に請求書を送る場合は、締めの言葉として「このような業務も承れる」「ボリュームが増えても対応できる」などのアピール文を沿えるのもよいでしょう。ただし、経理担当者に請求書を送る場合は、アピール文を盛り込むのは控えた方が無難です。経理担当者は現場の業務を詳細まで把握できないことが多いため、アピール文を盛り込むとやや場違いになります。請求書の作成・送付後は電子帳簿保存法に則って管理する作成した請求書は、電子帳簿保存法に則ってデータを保存する必要があります。保存要件を満たしていないフリーランスは、青色申告の承認が取り消されるなどの罰則を受ける可能性があるため、しっかり内容を確認して対応しましょう。電子帳簿保存法とは?電子帳簿保存法は、帳簿や決算書、請求書などの書類を、紙ではなく電子データとして保存することを認めた法律です。「電子取引」「電子帳簿・電子書類」「スキャナ保存」の3つの区分に分けられ、そのうち電子保存が義務化されているのは「電子取引」のみです。【電子帳簿保存法の3区分】区分内容電子保存の義務電子取引領収書や請求書など電子で受け取った取引情報をデータで保存すること義務電子帳簿・電子書類会計ソフトなど電子で作成した帳簿や書類をデータで保存すること任意スキャナ保存紙で作成された書類を画像データとして保存すること任意上記3区分のうち、メールで送付した請求書は「電子取引」に該当します。2024年1月から電子データ保存が義務化されたため、メールでやり取りした請求書は、電子データとして適切に保存することが必要です。▼参考:電子帳簿等保存制度特設サイト|国税庁ファイル名に取引年月日・金額・取引先名を記載して保存単純にPCにデータを残せばよいというわけではありません。電子データとして保存する際には、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす必要があります。真実性の確保:保存したデータを改ざんされていないこと可視性の確保:保存したデータを必要な時にいつでも確認できることさらに、真実性の確保には1つ、可視性の確保に3つの要件が設けられており、電子データを保存する際は4要件すべてを満たす必要があります。真実性の確保①以下のいずれかを満たす・タイムスタンプが付与された後に取引情報を授受する・取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付与する・データの訂正削除を行った場合に記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用する・訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する可視性の確保②関連書類の備え付け保存場所に操作説明書などを記載した関連書類を備え付ける(自社開発のプログラムを使用する場合に限る)③見読性の確保・電子データ保存をする場所に、パソコンとともに使われる電子計算機などの操作説明書を備え付ける・電子データを画面および書面に整理し、わかりやすい状態で速やかに出力できるようにする④検索機能の確保以下の3つを満たす1. 取引年月日・取引先・取引金額を検索できる2. 取引年月日、または取引金額の範囲指定で検索できる3. 複数の記録項目を組み合わせた条件で検索できる▼参考:Ⅱ 適用要件【基本的事項】|国税庁請求書は5年・インボイス(適格請求書定)は7年保存フリーランスは、インボイスに登録しているかどうかで請求書の保存期間が異なります。インボイスに登録していない場合は、確定申告の種類(白色・青色)を問わず、基本的に確定申告の提出期限の翌日から5年間保存する必要があります。起点となる日は、請求書の発行日ではない点に注意が必要です。一方、インボイスに登録している場合や、年間の課税売上が1,000万円を超えるなどで消費税の課税事業者となる場合は、法人と同じく請求書を7年間保存する必要があります。請求書をメールで取引先に送付する際の注意事項最後に、フリーランスがクライアントに請求書を送る際に気を付けるべきポイントを5点解説します。メールで送付しても問題ないかを確認する初めて取り引きをするクライアントには、請求書の提出先やメールで送っても問題がないかを確認しましょう。なかには、請求書の原本を郵送してほしいというクライアントもあります。請求書の原本が必要な企業に対しては、まずメールで請求書のデータを送り、誤りがないか確認を取ってから原本を郵送するとよいでしょう。万が一請求書に記載ミスがあった場合でも、二度送付する手間を減らすことができます。押印が必要かを確認する請求書への押印は法律で義務づけられていません。しかし、なかには不正や改ざんリスク回避などのため、押印のない請求書は受領できないというクライアントも存在します。押印が必要な場合は、印鑑の印影を取り込んだ電子印鑑と、タイムスタンプ情報が組み込まれた電子印鑑のどちらがよいかなどを確認しましょう。期日までに送る納品を終えるごとに送付する、月末に1ヶ月まとめて送付するなど、クライアントや案件によって請求書の提出期限やタイミングは異なります。また、月始めの2~3営業日以内など、タイトなスケジュールで送付しないといけない場合もあります。クライアントとの信頼関係が崩れないよう、請求書の提出期限は厳守するようにしましょう。PDF化してパスワードをかけて送る請求書を送る際は、ExcelやWord形式ではなくPDF化しましょう。ExcelやWord形式のまま送付すると、誤ってデータが消えたり、改ざんされたりしてしまう可能性があるため、内容を書き換えられづらいPDFで作成します。また、メールに添付する際は、送付先の誤送信や情報漏洩のリスクを避けるために、パスワードをかけて送ると安心です。1通目は請求書ファイルを添付し、2通目に請求書ファイルのパスワードを記載するなど、別々に送信することも重要です。金額や日付などの記載ミスをしない請求書の作成を終えたら、送る前に請求書内の項目を今一度確認しましょう。請求に関係する箇所(納品数・消費税分・税抜き分・総額)日付関連(作成日・支払い期日)振込先なかでも、請求書の作成日や支払い期日、品名に記載する「〇月分 業務委託費」などの日付には注意が必要です。請求書をコピーして作成する際は、以前のデータのまま送ってしまいやすいため、しっかり確認しましょう。まとめフリーランスがクライアントに請求書をメールで送る際は、請求書の原本を郵送する必要があるかどうかなどによって、メールに記載するべきことが異なります。「請求書を送るだけだから、メールの文面を簡略化させたい」と思う人もいるかもしれません。しかし、請求書を添付しているメールであることを件名に記載することをはじめ、メールを受け取る側のことを考えて、失礼のないよう文面を記載することが大切です。慣れなくて不安な方は、ぜひ今回紹介したテンプレートを活用してくださいね。